Einführung eines Dokumentenmanagementsystems

Ihr Einstieg in die Digitalisierung!

Posteingang neu gedacht – das Dokumentenmanagementsystem als Grundstein der elektronischen Datennutzung

Die Flut an Informationen und Daten stellt Unternehmen vor immense Herausforderungen, die neue Methoden und digitale Lösungen erforderlich machen. In diesem Kontext nehmen Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und die damit verbundene elektronische Datennutzung eine immer größere Bedeutung ein und entwickeln sich zu einem dynamischen Steuerungsinstrument einer dokumentenbasierten Geschäftsprozessarchitektur. Durch den Einsatz eines DMS stehen geschäftsrelevante Daten und Informationen ortsunabhängig und jederzeit zur Verfügung. Außerdem stellen Dokumentenmanagementsysteme eine revisionssichere Ablage sicher und leisten somit wertvolle Unterstützung bei der Einhaltung von Compliance-Anforderungen.

Das Inputmanagementsystem als wesentlicher Bestandteil eines DMS ermöglicht Unternehmen die digitale Verarbeitung sämtlicher eingehender Dokumente, ungeachtet des Eingangskanals (Post, E-Mail, Online-Geschäftselle, etc.). Diese erfolgt durch den Einsatz künstlicher Intelligenz und Machine Learning-Verfahren weitestgehend automatisiert. Nach der automatischen Erkennung der digitalisierten Dokumente und der Extraktion der Metadaten werden diese den weiterverarbeitenden Systemen, wie z.B. CRM- oder ERP-Systemen, in digitaler Form zur Verfügung gestellt und gleichzeitig revisionssicher abgelegt.

Durch die Digitalisierung der eingehenden Post in einem Closed-Shop und der Gestaltung des Verarbeitungsprozesses nach den Maßgaben der technischen Richtlinie des BSI zum Ersetzenden Scannen (TR-RESISCAN) erfüllt die Lösung stets die höchsten rechtlichen Anforderungen und macht aufgrund der Aufbringung einer qualifizierten elektronischen Signatur vor der Weiterverarbeitung auch die Aufbewahrung der Originale in Papierform überflüssig.

Einführung leicht gemacht – Ihr Weg zum individuellen Dokumentenmanagementsystem

Doch wie gelingt ein unkomplizierter Einstieg ins DMS, welche DMS-Software ist die richtige Lösung für mein Unternehmen und welche organisatorischen und prozessualen Auswirkungen bringt die Einführung mit sich?

Die Implementierung ist meist mit einem hohen Konzeptions- und Einführungsaufwand verbunden und erfordert daher einen großen personelle Ressourceneinsatz, um eine möglichst automatisierte Verarbeitung des Inputs zu realisieren. ENGINEERING hilft Ihnen, das Potenzial und die Anwendungsbereiche eines DMS zu entdecken und diese entsprechend Ihrer Anforderungen umzusetzen.

Konkret unterstützen wir Sie und Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei den folgenden Schritten:

  • Durchführung einer strukturierten Analyse Ihres Unternehmens mit Fokus auf Postverteilungsprozesse sowie Art, Umfang, Struktur und Eingangskanal der eingehenden Dokumente
  • Konzeption der zieladjustierten Lösung
  • Entscheidungsvorbereitung im Hinblick auf die Anbieter- und Komponentenauswahl, der Hardware und Software sowie Unterstützung bei der Durchführung des Ausschreibungs- und Beschaffungsverfahrens
  • Umsetzung und Koordination aller an der Umsetzung beteiligten Parteien
  • Ausführliches Testing in eingerichteter Testumgebung
  • Planung des vollständigen Roll-outs

Themenübergreifend unterstützen wir Sie als Projektleiter mit unserem Methodenwissen beim Controlling der beschriebenen Meilensteine im Rahmen des Projektmanagements und stellen die erfolgreiche Durchführung und Einführung durch ein strukturiertes Change- und Risikomanagement sicher.

Multi-Channel – ein Dokumentenmanagementsystem mit vielfältigen Möglichkeiten

Der digitale Posteingang stellt die Grundlage für weitere Digitalisierungs- und Automatisierungsvorhaben dar. Zusammen stellen wir unter Berücksichtigung Ihrer Anforderungen den reibungslosen Einstieg in die Digitalisierung Ihres Dokumentenmanagements bzw. Inputmanagements sicher, unabhängig davon, ob Sie ein DMS einführen oder ein bestehendes System optimieren möchten.

Wir unterstützen Sie gerne bei der Einführung Ihrer passgenauen Multi-Channel-Lösung und steigern damit die Automatisierungsrate bei der Verarbeitung der eingehenden Korrespondenz.

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Sprechen Sie mit unserem Experten

 

Enrico Einicke

Managing Consultant

enrico.einicke@eng-its.de